2015年8月27日木曜日

2010年からEvernoteを使ってきて無計画に増えたノートブックやタグの処遇に困っている|Evernoteの使い方を改めて考えてみる【2015年8月版】

過去数回Evernoteの使い方について書いているのだけど、長年使ってきて無計画に作られてきたノートブックとタグの扱いに困っているという問題がなかなか解消されない。Evernoteはこう使え!というリファレンスはいくつもあるけれど、多くは最初からノートブックを複数個用意し、数字を振り、計画的に整理しようとするものが多い。「Evernote ノートブック 整理 使い方」などのキーワードで検索すると沢山出てくるが、自分にあった方法があるかはまた別の話だ。過去の何かを探すときに、Evenroteを探せば大体見つかるという状態にはなっている。が、整理されているとは言い難い。

諸悪の根源 Evernoteの細かすぎるルールづくり

自分のEvernoteの使い方を見ていると、使い始めた当初と、現在と保存するものに変化が出てきたこともあり、増えすぎたノートブックやタグが扱いきれず、いっその事なにもない方がいいのではないか、と思えてならない。【Evernoteあるある】だと思うのが、「細かすぎるルールを作って忘れてしまう」ということだと思う。だから、忘れるようなルールは最初からない方が良い。忘れてしまってもなんとかなるようなルールにするか、ルールを忘れたときに、参照できるようEvernote内にまとめておくと良いかもしれないが、やっぱり細かすぎるルールはあるだけで面倒だ。ざっくりとしたルールが良いかと思う。タグやノートブックはまとめて編集できるが、ノートのタイトルはまとめて編集することができないため、タイトルで分類・整理するのは多くのノートを扱う際には手間となってしまう。

最近のざっくりとした使い方

最近の使い方としては、あるプロジェクト毎にノートブックを作り、終了したらまとめて「archives」というノートブックに収容する、ということをしている。関連するプロジェクトをまた行う場合には「archives」から持ってきて、新たにノートブックを作ってまとめていき、終わったらまた戻す、ということを行う。再開する際には終わってから数ヶ月経っていることも多いので、探しやすいようにタイトルに工夫するとか、ノートにキーワードを入れておくなどしなければいけないので、それが手間といえば手間。だが、だんだんとノートブックやタグが整理されていくという根気のいる気の長い作業。 ex) タイトル:プロジェクトA-2010年度-予算と収益の予想(案1)

Evernoteでもタイトルの付け方がやっぱり大事

タイトルの前方をプロジェクト名にした場合、Evernoteでソートするときにプロジェクト名で並び替えられわかりやすいというメリットがある。が、ここで悩ましいのが、タイトルが長くなってしまう時には、タイトルの全体が読めない時があるということ。長くなる場合を想定すると、タイトル前方には詳細を、タイトル後方にはプロジェクト名を、としたほうがタイトルで判断がし易い。どちらを選ぶかは自分の使い方によるかと思う。Evernoteでなくても、ファイルやフォルダのタイトルを工夫するのは本当に大事だと思う。無題1.docみたいなファイルが沢山あったら発狂しそうになる。それでもノート数が増えてノートブック「archive」にノートが溜まってくると検索が遅くなってきたりするため、ノート数が増えてきたらノートブック「archive」を分ける必要が出てくる。

やっぱりタイトルを工夫して検索が基本

色々と考えながら書いてみたけど、やっぱりタイトルで検索しやすくするのがファイル整理の基本かなと思う。それはEvenroteに限った話じゃないのだけど。パソコンを使っていてもフォルダを分けすぎたりだとか、フォルダの階層を深くしすぎたりだとかして探しにくくなるということは結構やってしまいがちなこと。タイトルで探しやすくしておけば、例えどのフォルダに入れていても見付けられないということは起こりにくくなる。まず、自分の記憶力を信用しないことが大切。つくづく自分の仕事などの日報を書いておくことは後々の役に立つなと思う。